Due Diligence bei kleinen Unternehmen

Der Begriff stammt aus dem angloamerikanischen Raum und bedeutet sinngemäß „gebotene Sorgfalt“. Die IHK Region Stuttgart beschreibt die Due Diligence als eine mit gebotener Sorgfalt durchgeführte Risikoprüfung, die finanzielle, rechtliche und steuerliche Aspekte umfasst [1]. Ziel ist es, versteckte Probleme früh zu erkennen und die Angaben des Verkäufers mit Unterlagen zu belegen.

Die Prüfung erfüllt drei Aufgaben:

• Risiken erkennen: Verbindlichkeiten, Rechtsstreitigkeiten, Steuerrisiken oder auslaufende Verträge werden sichtbar.
• Preis und Konditionen absichern: Die Ergebnisse fließen in die Unternehmensbewertung und in die Verhandlung über Kaufpreis, Garantien und Haftungsfreistellungen ein.
• Planungsgrundlage schaffen: Käufer sehen, ob der Ertrag nachhaltig ist und ob die Finanzierung tragfähig bleibt.

Die Due Diligence ist im Ablauf eines Kaufs ein eigener Schritt zwischen erster Kontaktaufnahme und Vertragsabschluss. Den Gesamtzusammenhang beschreibt der Ratgeber zum Unternehmen kaufen Ablauf.

Bei der Due Diligence für KMU steht selten ein großes Beraterteam bereit. Inhaber führen den Betrieb oft selbst, Unterlagen sind mitunter lückenhaft, und wichtiges Wissen liegt in den Köpfen weniger Personen. Daraus folgen einige Besonderheiten:

• Der Umfang richtet sich nach der Größe. Ein Friseursalon erfordert andere Schwerpunkte als ein Betrieb mit mehreren Standorten. Prüfen Sie zuerst, was für Ihre Entscheidung wesentlich ist.
• Inhaberabhängigkeit ist ein Kernrisiko. Kundenbeziehungen, Lieferantenkontakte und Know-how hängen häufig an der Person des Inhabers.
• Die Zahlen sind oft steuerlich geprägt. Der Jahresabschluss kleiner Betriebe wird häufig auf Steuerminimierung ausgerichtet. Eine Bereinigung um private Aufwendungen und einen angemessenen Unternehmerlohn ist daher erforderlich.
• Externe Fachleute lohnen sich trotzdem. Die IHK empfiehlt, Steuerberater und Rechtsanwälte einzubeziehen [1].

Wer sich in eine fremde Branche einarbeitet, sollte zusätzlich einen Branchenkenner hinzuziehen. Branchenspezifische Aspekte finden Sie auf den Seiten Bäckerei kaufen und KFZ Werkstatt kaufen.

In der Praxis läuft die Prüfung meist in diesen Schritten ab:

1. Vertraulichkeit vereinbaren. Bevor der Verkäufer Interna offenlegt, unterzeichnen beide Seiten eine Verschwiegenheitsvereinbarung. Eine Orientierung bietet die Geheimhaltungsvereinbarung Unternehmensverkauf Muster. Lassen Sie jede Vorlage rechtlich prüfen.
2. Eckpunkte festhalten. Eine unverbindliche Absichtserklärung klärt Preisrahmen, Exklusivität und Zeitplan, siehe Letter of Intent Unternehmenskauf Muster.
3. Unterlagen anfordern. Der Käufer übergibt eine Anforderungsliste, der Verkäufer stellt die Dokumente bereit, häufig in einem digitalen Datenraum oder als Ordner.
4. Unterlagen auswerten. Zahlen, Verträge und Steuerbescheide werden geprüft, offene Fragen schriftlich gestellt.
5. Vor-Ort-Termin. Betriebsbegehung, Gespräch mit Schlüsselpersonen, Sichtung von Anlagen und Lager.
6. Ergebnis bewerten. Aus Feststellungen werden Preisabschläge, Garantien, Freistellungen oder auch ein Abbruch.

Die IHK Region Stuttgart empfiehlt für die Finanzanalyse, die Bilanzen und Ergebnisse von drei bis vier Jahren heranzuziehen [1]. Auf M&A Börse erhalten Interessenten nach Abschluss einer digitalen NDA ein Exposé. Die Plattform vermittelt den Kontakt, bietet keine Maklerleistung, erhebt keine Provision und erteilt keine Rechts-, Steuer- oder Anlageberatung.

Die folgende Übersicht dient als Ausgangspunkt für Ihre eigene Due Diligence Checkliste. Passen Sie sie an Branche, Rechtsform und Größe an. Die vollständige Aufstellung finden Sie in der Checkliste am Ende dieser Seite.

Wirtschaftlich und finanziell

Prüfen Sie die Jahresabschlüsse beziehungsweise Einnahmen-Überschuss-Rechnungen, betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) und die laufende Entwicklung des aktuellen Jahres. Achten Sie auf Umsatzstruktur, Kostenquoten, Verbindlichkeiten und die Abhängigkeit von einzelnen Kunden. Rechnen Sie das Ergebnis um Sondereffekte und Privatanteile bereinigt auf einen nachhaltigen Ertrag hoch.

Steuerlich

Es gilt zu klären, ob Steuererklärungen fristgerecht abgegeben wurden, ob Betriebsprüfungen anstehen oder abgeschlossen sind und ob Umsatzsteuer und Lohnsteuer ordnungsgemäß abgeführt wurden. Hintergrund ist die Haftung nach § 75 AO (siehe unten).

Rechtlich

Dazu gehören Gesellschaftsvertrag und Handelsregisterauszug, Miet- und Pachtverträge, Leasing- und Lieferverträge, Versicherungen, Genehmigungen, Markenrechte und laufende oder drohende Rechtsstreitigkeiten. Die IHK nennt außerdem Patente, Lizenzen und gewerbliche Schutzrechte als Prüfgegenstand [1]. Bei Verträgen mit Kündigungs- oder Change-of-Control-Klauseln ist zu klären, ob der Vertragspartner einer Übernahme zustimmen muss.

Personal

Betrachten Sie Arbeitsverträge, Gehälter, Urlaubs- und Überstundenstände, Befristungen und besondere Zusagen, etwa zur betrieblichen Altersversorgung. Die IHK weist darauf hin, dass Mitarbeiterdaten zunächst anonymisiert bereitgestellt werden [1].

Markt, Standort und Betriebsmittel

Wettbewerbssituation, Standortqualität, Zustand und Eigentumsverhältnisse von Maschinen, Einrichtung und Fahrzeugen sowie Investitionsstau gehören ebenfalls in die Prüfung. Gemietete, geleaste oder sicherungsübereignete Gegenstände zählen nicht ohne Weiteres zum Kaufgegenstand.

Warum die Prüfung so wichtig ist, zeigen drei Vorschriften. Ob und in welchem Umfang sie im Einzelfall greifen, hängt von der Gestaltung des Kaufs ab. Näheres steht im Ratgeber zur Haftung Firmenübernahme.

§ 25 HGB (Firmenfortführung). Wer ein unter Lebenden erworbenes Handelsgeschäft unter der bisherigen Firma fortführt, haftet nach § 25 Abs. 1 HGB für alle im Betrieb des Geschäfts begründeten Verbindlichkeiten des früheren Inhabers [3]. Ein abweichender Haftungsausschluss wirkt gegenüber Dritten nur, wenn er ins Handelsregister eingetragen und bekannt gemacht oder dem Gläubiger mitgeteilt wird [3].

§ 75 AO (Steuern). Wird ein Unternehmen im Ganzen übereignet, haftet der Erwerber für Steuern, bei denen sich die Steuerpflicht auf den Betrieb gründet, sowie für Steuerabzugsbeträge. Das gilt für Steuern, die seit dem Beginn des letzten vor der Übereignung liegenden Kalenderjahres entstanden sind und bis zum Ablauf eines Jahres nach Anmeldung des Betriebs durch den Erwerber festgesetzt oder angemeldet werden. Die Haftung beschränkt sich auf den Bestand des übernommenen Vermögens [2].

§ 613a BGB (Arbeitnehmer). Geht ein Betrieb oder Betriebsteil durch Rechtsgeschäft auf einen anderen Inhaber über, tritt dieser in die Rechte und Pflichten aus den bestehenden Arbeitsverhältnissen ein [4]. Der bisherige Arbeitgeber haftet daneben als Gesamtschuldner für Verpflichtungen, die vor dem Übergang entstanden sind und innerhalb eines Jahres danach fällig werden [4]. Die betroffenen Beschäftigten sind vor dem Übergang in Textform zu unterrichten und können dem Übergang innerhalb eines Monats nach Zugang der Unterrichtung schriftlich widersprechen [4]. Vertiefend: Betriebsübergang 613a.

Bei einer Übernahme von Gesellschaftsanteilen gelten andere Regeln, da das Unternehmen mit allen Verbindlichkeiten bestehen bleibt. Die Unterschiede erläutert der Beitrag zum Asset Deal Share Deal.

Eine Due Diligence entfaltet ihren Nutzen erst, wenn ihre Feststellungen im Unternehmenskaufvertrag berücksichtigt werden. Typische Instrumente sind:

• Kaufpreisanpassung bei festgestellten Mängeln oder Risiken,
• Garantien und Zusicherungen des Verkäufers zu Bilanz, Steuern, Verträgen und Rechtsstreitigkeiten,
• Freistellungen für bekannte Risiken, etwa aus einer laufenden Betriebsprüfung,
• Bedingungen, zum Beispiel die Zustimmung des Vermieters oder wichtiger Vertragspartner,
• Sicherheiten, etwa Einbehalt eines Teils des Kaufpreises.

Auch Dinge, die Sie bei der Prüfung nicht erkennen konnten, lassen sich in begrenztem Umfang über Garantien regeln. Die Ausgestaltung ist Sache von Rechtsanwalt und Steuerberater.

Verlässliche, allgemeingültige Kostenangaben für die Due Diligence kleiner Unternehmen gibt es nicht: keine belastbaren Daten. Der Aufwand hängt von Größe, Komplexität und der Qualität der vorhandenen Unterlagen ab. Holen Sie sich vorab ein Angebot der beauftragten Berater und legen Sie den Prüfungsumfang schriftlich fest.

Wer den Kauf mit Fremdkapital finanziert, sollte die Finanzierung nach der Prüfung noch einmal auf Basis der bereinigten Zahlen durchrechnen, zum Beispiel mit dem Unternehmenskauf Finanzierung Rechner. Die KfW fördert Übernahmen über den ERP-Förderkredit KMU (365/366). Er unterstützt Gründung, Nachfolge und Beteiligungen mit bis zu 25 Mio. Euro und Laufzeiten bis 20 Jahre [5]. Der Antrag ist vor Beginn des Vorhabens über einen Finanzierungspartner, in der Regel die Hausbank, zu stellen [5]. Der frühere ERP-Gründerkredit Universell kann laut KfW nicht mehr beantragt werden. Einen Überblick bietet der Ratgeber zur Förderung Unternehmensnachfolge.

• Zu früh festlegen. Wer Exklusivität oder einen festen Preis zusagt, bevor die Prüfung abgeschlossen ist, verliert Verhandlungsspielraum.
• Nur auf Zahlen schauen. Die Qualität von Kundenbeziehungen, Team und Betriebsklima lässt sich nur im Gespräch und vor Ort beurteilen.
• Prüfung ohne Fachleute. Haftungs- und Steuerfragen sollten nicht allein bewertet werden [1].
• Unvollständige Unterlagen akzeptieren. Fehlende Dokumente sind selbst ein Befund. Fragen Sie nach, und halten Sie die Antworten schriftlich fest.
• Verkäufer überfordern. Eine übertriebene Anforderungsliste verzögert den Prozess. Priorisieren Sie nach Wesentlichkeit.

Wenn Sie ein Unternehmen suchen, finden Sie auf M&A Börse anonyme Inserate und können nach der NDA ein Exposé anfordern. Das Angebot richtet sich an Interessenten ohne Provision: Käufer starten über unternehmen kaufen, Inhaber über unternehmen verkaufen. Prüfende Fachleute finden Sie im Verzeichnis der Nachfolgeberater.